Projekt: „Wiedza podstawą działania. Szkolenia i edukacja warunkiem skuteczności programu profilaktyki raka piersi” (UDA-RPPD.02.05.00-20-0010/17-00) współfinansowany z Unii Europejskiej ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2014-2020 Osi Priorytetowej II Przedsiębiorczość i aktywność zawodowa, Działania 2.5 Aktywne i zdrowe starzenie się.

1. WPROWADZENIE
1) Do niniejszego postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579, 2018) na podstawie art. 4 pkt 8 ww. ustawy
2) Postępowanie jest prowadzone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, równego traktowania, jawności i przejrzystości, a także przy dołożeniu przez osoby prowadzące postępowanie wszelkich starań w celu zachowania obiektywizmu oraz bezstronności przy wyborze Wykonawcy dostaw lub usług.
3) Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od niniejszego postępowania bez wyłonienia Wykonawcy i podawania przyczyn.
4) Niniejsze zapytanie o cenę nie stanowi oferty zawarcia umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.
5) Potencjalni Wykonawcy nie będą uprawnieni do występowania z jakimikolwiek roszczeniami pieniężnymi lub niepieniężnymi wobec Zamawiającego w związku z niniejszym zapytaniem o cenę, w tym z tytułu poniesionych przez nich kosztów i szkód, w szczególności w przypadku odstąpienia przez niego od postępowania lub wyboru innego Wykonawcy.
6) Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

Uwaga Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią dokumentu. Złożenie oferty będzie uważane za akceptację zasad prowadzenia postępowania opisanych w niniejszym dokumencie.

2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Eventy informacyjno-edukacyjne, w ramach, których będzie realizowany przedmiot zamówienia (warsztaty parzenia kawy, wynajem pomieszczenia/sali, organizacja przerw kawowych mają odbywać się cyklicznie w dni pracujące w godzinach popołudniowych (po godzinie 16:00). Dokładne terminy eventów do ustalenia z Zamawiającym.

Przewidywana liczba uczestników: 15-20 osób
Przewidywany czas trwania eventu: 4 godziny
Przewidywana częstotliwość: raz w tygodniu

1) Warsztaty parzenia kawy
Grupa docelowa: kobiety, uczestniczki projektu „Wiedza podstawą działania. Szkolenia i edukacja warunkiem skuteczności programu profilaktyki raka piersi”
Przewidywana liczba uczestników: 15- 20 osób
Czas trwania warsztatów: 2 godziny (1 godzina = 60 min)
Przewidywana częstotliwość: 1 raz w tygodniu (w okresie luty-kwiecień 2019 r.), przy czym zamawiający zastrzega możliwość odwołania warsztatu w przypadku gdy nie zbierze się grupa uczestników, o czym powiadomi wykonawcę, co najmniej 5 dni przed planowanym terminem warsztatu.

Przykładowe zagadnienia warsztatów parzenia kawy:

rodzaje kaw (różnice między kawami jednorodnymi, blendami z palarni rzemieślniczych i kawami komercyjnymi, jak czytać opakowania, przechowywanie),
przegląd alternatywnych metod parzenia oraz jak używać (Drip/V60, Chemex, Aeropress, Syphon, French Press),
wybór akcesoriów do parzenia kawy,
smaki i aromaty – degustacja kilku rodzajów kaw, przygotowanych za pomocą różnych urządzeń

2) Wynajem Sali
Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia sali dla grupy około 15-20 osobowej plus szkoleniowiec i 2 osoby prowadzące eventy, przy czym 1 godzina wynajmu sali = 60 min.
Wynajem na min. 4 godziny
Wymagania dotyczące wynajmu sali do przeprowadzenia warsztatów z parzenia kawy i eventu informacyjno-edukacyjnego
1. Sala powinna być przystosowana do prowadzenia zajęć dla grupy około 15-20 osobowej i szkoleniowca/2 osób prowadzących eventy, wyposażona w krzesła, stoliki.
2. Sala musi spełniać wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniu, w którym będzie prowadzone zajęcia. Standard – czyste ściany, czysta podłoga/wykładzina, pomieszczenie z oknami, wentylacja i ogrzewanie musi zapewnić odpowiednią temperaturę stosownie do pory roku.
3. Sala powinna posiadać odpowiednie oświetlenie: dostęp światła dziennego oraz całodobowego oświetlenia umożliwiającego swobodne i bezpieczne dla wzroku czytanie, a zarazem możliwość zaciemnienia sali podczas prezentacji multimedialnej.
4. Sala powinna mieć łatwy dostęp do źródła prądu (gniazdka + przedłużacz).
5. Zapewnione warunki dyskrecji (sala zamknięta, bez możliwości przechodzenia przez nią lub przebywania osób niebiorących udziału w szkoleniu/evencie).
6. Sala powinna być przystosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych – jeśli w szkoleniu/evencie będą brały udział osoby z niepełnosprawnością wymagającą takiego ułatwienia.
7. Sala powinna posiadać bezpłatny dostęp do toalety dostosowanej do potrzeb osób niepełnosprawnych – jeśli w szkoleniu/evencie będą brały udział osoby z niepełnosprawnością wymagającą takiego ułatwienia.
8. Dostępność sali na 30 minut przed i po szkoleniu/evencie w celu rozłożenia i złożenia niezbędnego sprzętu i materiałów przez szkoleniowca/osoby prowadzącej event.
9. Wyposażenie sali w sprzęt multimedialny niezbędny do przeprowadzenia szkolenia/eventu informacyjno-edukacyjnego:
- projektor multimedialny,
- dostęp do Internetu,
- ekran lub biała (jasna ściana)
8. Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób przy drzwiach wejściowych (np. na stojakach – zapewnia oferent), na drodze do sal i w sali plakatu, programu eventu informacyjno-edukacyjnego.

3) Organizacja przerwy kawowej
Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi cateringowej dla 15-20 osób podczas eventu prowadzonego w ramach projektu pn. „Wiedza podstawą działania. Szkolenia i edukacja warunkiem skuteczności programu profilaktyki raka piersi”.

Realizacja usługi cateringowej przez Wykonawcę obejmować będzie zapewnienie słodkich przekąsek i napojów wykonanych zgodnie z poniższą specyfikacją pozycji menu.
Przekąski oraz napoje zostaną przygotowane ze świeżych produktów spożywczych, o wysokiej jakości i podane w sposób estetyczny w formie szwedzkiego stołu.
Specyfikacja przedmiotu zamówienia:
- Świeżo parzona kawa,
- herbata min. 3 rodzaje: czarna, owocowa, ziołowa,
- mleko, cytryna, cukier, słodzik
- woda gazowana i niegazowana 0,5 l/osobę
- ciasto 200 g/osobę
Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję menu do ostatecznej akceptacji.

3. WARUNKI UDZIAŁU
Ofertę może złożyć Wykonawca, który:
1) Wykona przedmiot zamówienia w terminie.
2) Rozliczy się z Zamawiającym na podstawie faktury VAT.
3) Wymagania wobec Wykonawcy:
a) Sytuacja ekonomiczna i finansowa zapewniająca wykonanie zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w zapytaniu o cenę
b) Wiedza i doświadczenie pozwalające na realizację zamówienia zgodnie z wymogami określonymi w zapytaniu o cenę
4) Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

4. TERMIN REALIZACJI PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w siedzibie Wykonawcy, zgodnie z wcześniej ustalonym z Wykonawcą harmonogramem eventów i warsztatów parzenia kawy. Przewidywana częstotliwość: 1 raz w tygodniu (w okresie luty-kwiecień 2019 r.), przy czym Zamawiający zastrzega możliwość odwołania eventu i warsztatu parzenia kawy w przypadku gdy nie zbierze się grupa uczestników, o czym powiadomi wykonawcę, co najmniej 5 dni przed planowanym terminem.

5. TERMIN I SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY
Ofertę wraz z:
1) programem warsztatów parzenia kawy, kosztami przeprowadzenia warsztatów,
2) cateringu - przerwy kawowej i kosztami na osobę
3) kosztami wynajmu pomieszczeń/sali,
które zostanie ostatecznie zaakceptowane przez Zamawiającego po wyborze oferty, należy złożyć za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. w terminie do 04.02.2019 r. do godz. 12:00.

6. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi za pośrednictwem poczty elektronicznej.

7. DODATKOWE INFORMACJE:
Zamawiający przewiduje możliwość skrócenia/wydłużenia okresu realizacji usług opisanych w przedmiocie zamówienia.
Osoba do kontaktu:
Dorota Zabielska
adres e-mail Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
telefon 503 057 097